みなさんは仕事でExcelソフト、使っていますか？
私は転職を経験し、いくつかの会社で働いてきましたが、使い方は違ってもExcelを使わない会社はありませんでした。そんなExcelですが、初心者の方は特に知っていると楽に作業ができる便利機能や方法があります。
Excel自体にはたくさんの機能がありますが、実施に使える機能はある程度絞ることができます。
しかし、そもそも機能があることを知らないと使うことはもちろん、調べることもなく、手間のかかるやり方をして時間がかかってしまうんです。
ちょっとした機能や方法ですが、周りの人に教えると「こんなことできるんだ、知らなかった！」「今まで余白で調整していたのに、これで一発じゃん！」と喜んでもらえたので、皆さんにも共有していきたいと思います。参考になれば嬉しいです。
《データ閲覧時》に使える機能
ウィンドウ枠の固定
画面上でExcelデータを確認するとき、スクロールしないと全体をみることができない表はありませんか？仮に100行ある表を見るとき、下へスクロールすると一番上の項目が見えなくなって、今みている文字や数字がどの項目のことなのかわからなくなってしまいます。
そんなときに、ウィンドウ枠の固定を使うことによって、項目を固定することができ、下にスクロールしても項目を確認することができるようになります。
こちらで、詳しく説明しています
列や行の表示・非表示
見る必要のない列や行は削除すれば消えますが、後になって必要な情報だった・・・と気付いた時にはもとに戻すことはできません。そんなときに非表示機能を使えば、削除せずに見えなくすることができます。
他にも関数を使うときに、計算用として追加した列を非表示にして、表面上は見えなくしてしまうという使い方もあります。
やり方についてはこちらから
《編集時》に使える機能
関数
SUM関数は使うけど、それ以外は難しそうだと遠ざける人が多いかと思います。
最初は基本の使い方をするだけでなく、すでに誰かが作っているものを解読するのも、使い方をマスターするのに役立ちます。慣れていくと一人でいくつかの関数を組み合わせて作れるようになります。思った通りの結果を出せた時には、すごく気持ちいいです＾＾
- SUM関数
- VLOOKUP関数
- ISERROR関数
- ROW関数
- ※関数の絶対値
ショートカットキー
王道なショートカットキーもありますが、一度覚えてしまえば便利で楽なので以前と同じ方法には戻れなくなります。Excelソフト以外にも使える場面はありますので、実際に使いながら覚えていきましょう。
- コピー
- 切り取り
- 貼り付け（ペースト）
- 上書き保存
- 印刷
- 選択セルのひとつ上をコピー
- デスクトップ画面を表示
- F2とF4
詳しくは、王道ショートカットキーと番外編へ
その他機能
ショートカットキーや関数以外の機能です。
どんな時に使うの？と思うかもしれませんが、複数人と共有して使うExcelと誤って消したり編集したりするトラブルを防げたり、セルの編集や選択を楽に行うことができます。
- シートの非表示
- CtrlとShift
- 編集ロック
- 複数シートの一括編集
- セル内の改行
《印刷時》に使える機能
ページ設定
上司や取引相手へ資料を提出するとき、PDFや印刷することがあると思います。
そんなときはできるだけわかりやすく、良い印象を与えるもののほうがいいですよね。ページ設定で印刷タイトルや余白の設定等をすることで、見栄えを良くしていきましょう。
詳しくはこちらから
ブックの表示
何ページにも分かれて印刷されるとき、ページとページの間を自分で決めたいときありませんか。
改ページプレビューにすると、分かれ目が簡単にわかり、ドラッグで簡単に修正することができます。
私は改ページプレビューにして確認しながら編集することがあります。マニュアルのような文章や画像を差し込むときは、ページレイアウトにして作ることも。
まとめ
画面確認→編集・加工→印刷というのがよくある流れかなと思いますので、フェーズ事に機能をまとめてみました。いかがだったでしょうか？
| 使うタイミング | おすすめ便利機能 |
| 閲覧時 | ウィンドウ枠の固定 シート・列や行の表示と非表示 |
| 編集加工時 | ショートカットキー 関数 その他小ワザ |
| 印刷時 | ページ設定 ブック表示 |
こんな機能があると知っていれば、必要になったときに「あれ、確かこんな機能があったような…」と思ってインターネットで調べて使うことができます。慣れていくと「こういう風に使いたいけど、何かいい方法はないだろうか」と調べて、また新しい機能や方法を覚えていくことができますので、そのちょっとしたきっかけになれば幸いです。
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